Upphandlingen

Det är väldigt svårt att uppskatta priset för ett webbprojekt utan ett tydligt underlag. Alldeles för ofta måste webbyråer gissa vilken typ av webbplats som ska designas och byggas när en offertförfrågan kommer in. Resultatet blir väldigt olika prisförslag från olika leverantörer och det är svårt att som beställare avgöra varför det ser ut så. Vad är det egentligen som kostar?

Webbprojekt finns i alla prisklasser. En utmaning både för beställaren och för designbyrån är att förstå vilken prisklass som matchar projektets mål.

Det som styr priset på en webbplats är funktionerna som behöver finnas på den. Hur många funktioner som behövs och hur avancerade är de att bygga. Här finns alltså möjlighet att göra val som påverkar slutnotan.

Det som också avgör priset på en webbplats är vilken teknisk lösning som den är byggd på. Det kan handla om att välja CMS (Content Management System) som WordPress, Episerver eller Sitevision, eller andra lösningar som byggs av tekniska ramverk. Vissa lösningar kräver kostsamma licenser medan andra är helt gratis, och vissa lösningar kräver fler arbetstimmar att bygga medan andra lösningar har färdig funktionalitet som förkortar arbetstiden.

Men för att kunna uppskatta priset på ett webbprojekt i det första skedet behövs ingen färdig funktionsspecifikation eller beslut om plattform. Däremot behöver webbyrån få veta vilka mål som den nya webbplatsen ska uppfylla, vilka syften den har. Det är också viktigt att veta vilken typ av innehåll som ska finnas på webbplatsen och vad det är tänkt att användare ska kunna göra på den. Är det nyhetsartiklar eller produktpresentationer som webbplatsen ska fyllas med, eller handlar det om biljettförsäljning? Här kommer också en beskrivning av beställarens verksamhet in. Designbyrån behöver förstå verksamheten, affären och förutsättningar i branschen som är relevanta för webbkommunikation.

De olika delar som priset ska täcka är strategiarbete och målsättning, skissarbetet med design och informationsarkitektur och själva webbutvecklingen, alltså kodningen. Men det är också viktigt att räkna med att webbplatsen behöver testas och justeras, vilket också blir en kostnadspost. Att ha hosting och support för sin webbplats när den väl är lanserad är en löpande kostnad som också behöver räknas in. Många väljer också att utveckla sina webbplatser löpande för att ta till vara på nya tekniska möjligheter och designidéer. Det kan alltså vara bra att ha en årlig budget för utveckling.

Det finns alltid viss rörlighet i priset på en webbplats. Det är alltid mer eller mindre komplexa projekt att skapa webbplatser, och det är svårt att förutse allt som kan dyka upp längs resans gång.

En bra start på ett webbprojekt är att göra ett förarbete tillsammans med din byrå, där strategi och mål för projektet slås fast. Särskilt om du som beställare är ute efter ett så fast pris som möjligt. I vissa fall kan det vara bra att till och med göra en första version av en funktionsspecifikation och tidiga wireframes-skisser som kan användas i upphandlingen, som kan användas som utgångspunkt när upphandlingen är klar och projektet drar igång. Med underlag av det slaget blir det mycket enklare att uppskatta både pris och tidsåtgång.

Faserna i ett webbprojekt

Ett webbprojekt kan delas in i tre olika huvudfaser – den strategiska fasen, designfasen och webbutvecklingsfasen. Även om arbetet i de olika faserna skiljer sig åt är det viktigt att till viss del kunna röra sig mellan faserna under projektets gång för att resultatet ska bli så bra som möjligt.

Under den strategiska fasen ska webbprojektets målsättningar slås fast. Vi på Kate jobbar i workshopform för att ta reda på vad våra kunder vill uppnå med projektet. Det matchas sedan mot användarnas förutsättningar, förväntningar och behov. Omfånget av projektet börjar då ta form och en funktionsspecifikation kan börja ta form. Läs gärna vår artikel om hur våra workshops går till.

Sedan är det dags att börja jobba mer konkret, med webbplatsens struktur och informationsarkitekturen. När det är gjort inleds designfasen med att wireframes-skisser tas fram, som är färglösa skisser av webbsidors skelett. Efter det är det dags för den visuella designen, alltså det grafiska utseendet med färg och form.

Även om det krävs att webbutvecklingen, alltså själva programmeringen, sätter igång på allvar nu när det finns färdiga skisser på plats är det viktigt att ha tekniska utvärderingar av idéer och skisser under projektets gång. Det är inte alla som väljer att jobba så, men det är ett bra sätt att förebygga krångel för utvecklarna och undvika förseningar av projektet.

Under alla faser i webbprojektet bör arbetet med innehållet pågå. Det är ofta ett större projekt än det kan verka att få till nytt innehåll, eller webbanpassa det existerande innehåll som finns.

7 tips för att lyckas

Här är några konkreta tips att ha med sig in i webbprojektet:

• Be inte byrån om skisser på hur en framtida webb skulle kunna se ut i upphandlingsskedet. (Anledningen till det blir tydlig i texten ovan.) Be istället om en workshop där du kan få testa hur det är att jobba med byrån, hur samarbetet känns.
• Hitta en byrå som trivs att jobba med högt i tak och som uppskattar ömsesidigt lärande mellan kund och byrå. Att skapa webb och att känna till all terminologi runt det tillhör inte allmänbildningen. Men det är viktigt att byrån kan förklara vad som händer i projektet på ett tydligt sätt. På samma sätt kan inte byrån allt om er verksamhet och affär, utan har mycket att lära i processen.
• Planera hur kommunikationen i projektet ska gå till. Det är otroligt viktigt för att ro projektet i hamn.
• Avsätt resurser för projektet, både när det gäller den interna projektledningen och innehållsarbetet. Skapa en tydlighet hur de olika ansvarsområdena och mandaten ser ut. Ibland får personer ansvar för ett webbprojekt utan att ordinarie arbetsuppgifter tas bort, vilket blir en stor belastning.
• Jobba med webbinnehållet redan från början. Utse en ansvarig för innehållet, och planera för produktionen av det.
• Våga vara öppen för att omvärdera idéer och designbeslut under projektets gång. Även om en bra strategisk grund är nödvändig, kan nya insikter komma i olika skeden av ett projekt. Så för att skapa bästa möjliga webblösning är flexibilitet bra.
• Se till att lansera på utsatt tid. Prioritera så att det allra viktigaste funktionerna och innehållet finns där, men alla detaljer behöver inte vara helt färdiga. Du kan alltid addera och justera dagarna efter. Fira! Ta sen nya tag, utvärdera och fortsätt utvecklingen steg för steg.